【仕事で役立つ】わかりやすく、読みやすいマニュアルの書き方

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お仕事ノウハウ

どんな仕事でも、必ず必要となるのがマニュアルです。ただ人によってマニュアルのあるべき姿、定義がマチマチで、作ってはみたものの、ただのゴミになってしまう事もよくある話。ここでは一般的に、わかりやすい、読みやすいマニュアルの書き方のポイントをシリーズ化してまとめていきます。皆さまの参考になれば幸いです。

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マニュアルのわかりやすさのポイント

マニュアル読者、使用者が持つ不満の多くは、「どこに書いてあるかわからない」「書いてあることの意味がわからない」といった、マニュアルの“わかりにくさ”にあります。マニュアルの「わかりやすさ」のポイントは、①書いてあることの意味がわかる、②知りたいことがどこに書いてあるかすぐにわかる、③知りたいことが書いてある、の3点にあります。

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書いてあることの意味がわかる-伝わりやすい文章とは

わかりやすいマニュアルの前提は、読む人の知識技能に見合った文章表現にあります。そのポイントは、次の3点です。

  • マニュアルは誰が読むのか、設計段階で読み手を想定する
  • 専門用語の使い方は、設計段階で想定した読み手の知識・技術レベルで理解できる内容とする
  • 専門用語、社内用語は、最初に使う箇所で説明をつける



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読みやすさの基本3原則

短い文章とする

文章の書き出しから、文末の「。」までを1つのセンテンスといい、1センテンスは35〜55文字程度とします。1センテンスが長文になると、正直読みたく無くなりますよね(笑)

「そのうえ」「さらに」「しかし」など、接続詞で文章をつなぐと、結局何が言いたかったのかわからなくなります。短く簡潔に、言いたいことだけ書く、が大切です。

また、主語に読点「、」を打つと、主語と述語の関係が明確となって読み手に優しくなります。

漢字は少なく

漢字とかなの割合は3対7を目安としましょう。文章の文字数を減らすために、読めない漢字を多用しても、結局わけわからん文章になります。ひらがな使ってもいいんです。伝えるのが目的なので。



漢字1つに、かな2つの割合を目安としましょう。また、接続詞(ただし、ならびに、または)、助詞(〜くらい、〜まで)、助動詞(〜できる、〜ください)などは、ひらがな表現とした方がいいです。変にパソコンで変換してしまい漢字にしがちですが、読めない人が多い可能性大です。私も読めません(笑)

マニュアルの種類、使用目的によって文体を使い分ける

「である」調と「です、ます」調がありますが、マニュアルは「である」調です。事実を正確、簡潔に表現するのに適した文体のためです。マニュアルは人に指示するものですので、「です、ます」調で書くのは避けた方がいいです。

ひとつの文章の中に「です、ます」と「である」を混在させている文章を見かけたことがありますが、かなり恥ずかしいので文体は統一しましょう。

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まとめ

わかりやすく、読みやすいマニュアルの第一歩は、読み手のスキルを考えながら、文章は短く漢字は少なくである調で書きましょう。

今回は、【仕事で役立つ】わかりやすく、読みやすいマニュアルの書き方、をお送りしました。

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